کنترل دارایی / IT Asset Management چیست؟

از معیارهای مهم نرم افزارهای هلپ دسک توانایی آنها در مدیریت دارایی های IT میباشد، زیرا اجزا و بستر اصلی ارائه سرویس تجهیزات و سخت افزار آن سرویس میباشد لذا بررس وضعیت کمی و کیفی آنها مدیر واحد IT را در پیشبرد  برنامه های ارائه و کنترل سرویس ها یاری خواهد نمود. حال ببینیم ITAM چیست؟

فرض نمایید مدیر IT در یک سازمان میباشید که انواع سرویس مانند File sharing, Internet sharing, Security policy, Accounting, Web Server, Email Server و بسیاری دیگر از سرویسهای معمول را به پرسنل سازمان یا ذینفعان و مشتریان سازمان ارائه می دهید. بدیهی است در صورتیکه بخواهید بر اساس اسناد SLA (Service Level Agreement) سطح توافق شده خدمات را تامین نمایید دانستن و آگاهی از تجهیزات IT و پیکره بندی و روابط بین آنها از مهمترین نیاز های شما خواهد بود.

لذا می بایست نرم افزاری با قابلیت جمع آوری لیست تجهیزات IT با تمامی ریز مشخصات آنها (اعم از نام تجهیز، برند، مدل، مشخصات سخت افزاری، ظرفیت، اطلاعات پیکره بندی، وضعیت عملیاتی، مالک، تاریخچه مشکلات و تغییرات و ..) در اختیار مدیر IT  باشد تا در موارد لازم با رجوع به اطلاعات امکان اخذ تصمیم مناسب را داشته باشد. در حالت ایده آل یکپارچگی نرم افزار هلپ دسک (Helpdesk) و کنترل دارایی (IT Configuration and Asset Management) میتواند تمام نیاز های یک مدیر IT را در حوزه مدیریت سرویسها برآورده سازد.

مدیریت دارایی های IT یا IT Asset management می بایست بتواند چرخه حیات (Life Cycle) تجهیزات IT  را نیز مدیریت و از این حیث کارایی و بهره وری سرویس های در حال ارائه را تضمین نماید، ITAM (IT Asset Management) با تعیین ارزش واقعی تجهیز و میزان عمر آن در واقع مدیریت مالی تجهیزات IT را بر عهده داشته و  توجیهِ حفظ، تعمیر، تعویض، بروز رسانی یا از رده خارج نمودن یک تجهیز را میسر میسازد. هم چنین در مواردی که تامین و نصب نرم افزارها نیاز به لایسنس (license) داشته باشد، کنترل نحوه خرید، موارد استفاده شده، تاریخ انقضاء و نقطه سفارش لایسنس ها را نیز مدیریت و کنترل می نماید.

حتی در مواردی با پیکره بندی های صحیح میتوان انبارداری و نقطه سفارش تجهیزات مصرفی مانند کارتریج و تونر را در نرم افزارهای هلپ دسک که مجهز به ماژول ITAM باشند را به نحو احسن و با اطمینان کامل انجام داد.

کنترل رویدادهای یک دارایی نیز از مهمترین وظایف ITAM میباشد که به آن Asset Life Cycle Eventsگفته میشود، رویدادهایی مانند زمان سفارش خرید (Pouches Order Time)، زمان تحویل به انبار (In Store)، زمان تخصیص مالک که میتواند یه سرویس یا یک شخص باشد (Assignment)، زمانهای در حال تعمیر یا خارج از سرویس (in fix)، تغییر تجهیزات داخلی یا پیکره بندی ها (مانند تعویض یا بروز رسانی سیستم عامل، نرم فزاراهای داخلی، افزایش یا کاهش حافظه و ..)  از فکتورها و معیار های اصلی چرخه حیاط (life Cycle) می باشند.

کنترل فیزیکی و تعیین دقیق موقعیت و موجودیت (Asset Visibility) نیز از دیگر ماژولهای فرایند ITAM میباشد که طی آن آخرین وضعیت، مالک، محل استقرار و عملکر تجهیز که رصد شده را ثبت و منترل مینماید. گزارش گیری از  رویدادهای ثبت شده در طول چرخه حیات یک تجیهز توجیه خرید، بروز رسانی، تعمیر یا تعویض یک دارایی IT را برای مدیر تصمیم گیرنده مقدور میسازد.